[MÚSICA] Con esta unidad, Proceso de salida, aprenderemos a generar informes con los datos de una o varias tablas. Estos informes nos permiten imprimir una determinada información, por ejemplo, podemos generar un informe que muestre el listado de empleados agrupado por departamento, con el sueldo total y el total de sueldos, total y por departamento. Primero, veremos cómo generar estos informes, y después, cómo imprimir cualquier objeto de la base de datos y cómo generar cartas, etiquetas o sobres. La función de un informe es mostrar la información impresa, y por eso se muestran a través de la vista preliminar. Hay que tener presente que los informes no nos permiten introducir datos ni modificar datos, para eso están los formularios. Los informes que tenga la base de datos los encontraréis en el panel de exploración, aquí a la izquierda, al final del panel encontraremos por ejemplo que en esta base de datos hay dos informes. Para crear un informe, encontraréis en la ficha Crear, el grupo Informes. Aquí veréis varios botones para crear informes, pero normalmente utilizamos el Asistente para informes. Este asistente nos irá preguntando toda la información que necesite para crear el informe. Como ejemplo, vamos a crear un informe de los sueldos de los profesores agrupado por departamentos. Pedimos en la ficha Crear el Asistente para informes, si os fijáis es muy similar al Asistente para formularios, prácticamente nos pide lo mismo, hay muy pocas variantes. Primero nos pregunta dónde están los datos que queremos incluir en este informe, por ejemplo, necesitamos el nombre de los profesores, el sueldo, y el departamento al cual pertenecen. Vamos a buscar estos campos, miramos en la tabla Profesorado, buscamos el campo Profesor, lo añadimos con el primer botón, si los quisiéramos todos utilizaríamos el segundo, luego necesito el Departamento, no cogeré ID Departamento, este es un campo numérico, simplemente es 1, 2, 3, 4, que está relacionado con la tabla de Departamentos y allí sí que está contenido el nombre del departamento, y como a mí me interesa que aparezca el nombre, mejor ir a la tabla Departamentos, y aquí añadir el campo Departamento. Si he hecho relaciones entre las tablas, podré utilizar campos de cualquier tabla. Volvemos a la tabla Profesorado para coger el sueldo bruto. you tenemos los tres campos que necesitamos para nuestro informe. Vamos al siguiente paso, nos preguntará si queremos tener todos los campos juntos o agrupados por departamentos, en nuestro caso, preferible por departamento, siguiente. Podemos añadir más agrupamientos, subagrupamientos, no es el caso, luego podríamos agruparlos por despacho o por lo que hiciera falta. Podemos añadir tantos agrupamientos como nos interese. En este caso, con agrupar por departamentos es más que suficiente. En el siguiente paso, nos pedirá que ordenemos, si queremos ordenar, los datos resultantes, los ordenaríamos por profesor, por el nombre del profesor, y algo muy importante es este botón que tenemos aquí abajo, Opciones de resumen. Entrad siempre aquí, porque aquí nos permitirá añadir cálculos. Fijaos que nos pregunta qué valores de resumen desea calcular, you nos ofrece cuatro cálculos posibles para cada uno de los campos numéricos que hayamos añadido al informe, en este caso, solo hemos añadido uno, el sueldo, si no, aparecerían aquí todos los campos numéricos que hemos elegido. Y para cada uno de ellos, elegiríamos qué cálculo queremos que nos haga y no tendremos nosotros que escribir los cálculos. Por ejemplo, me interesa la suma de sueldos por departamento, entonces marcamos el cálculo de suma, no necesito ni el promedio ni el mínimo ni el máximo, pero me gustaría tener el recuento para saber cuántos profesores hay en cada departamento. En ese caso, como no tengo la opción de Recuento, lo que hago es un truco muy sencillo. Pido cualquiera de los otros, por ejemplo Promedio, y después solo tendré que cambiar el nombre de la función Promedio por Cuenta, cambio el nombre y me ahorro muchísimo trabajo. Aquí a la derecha indicaremos si queremos el detalle y el resumen, que sería lo normal, me mostrará todos los datos de todos los, bueno, los datos, los sueldos de todos los profesores y los cálculos globales que hagamos, o podríamos pedir simplemente los cálculos, que no nos ponga los datos de los profesores, sino solo el resultado de los cálculos. También podemos pedir que nos haga un porcentaje. En este caso, lo que haría sería un cálculo de lo que supone el sueldo, los sueldos de un departamento respecto al total. Aceptamos, vamos a siguiente, llegamos al paso estético, elegimos la estética que nos interesa o la orientación que nos interese, y en el último paso le ponemos el nombre al informe, en este caso, ponemos Sueldos profesorado por departamentos. Finalizamos, y you tenemos generado el informe. Si miráis la barra de exploración, aquí aparecerá el informe que acabamos de crear. Automáticamente nos envía a la vista preliminar. Si hago clic, reduce la visión para que veamos toda la página entera. Aquí no podemos modificar ningún dato. Recordad siempre que los informes solo es para imprimir, no para modificar datos. Si aquí veo el nombre de un profesor mal escrito, no podré hacerlo, tendré que ir al formulario. Fijaos cómo me ha puesto un título, y luego para cada departamento me indica los profesores de ese departamento con su sueldo, no visualizamos el valor porque el campo lo ha hecho demasiado estrecho, luego lo haremos un poco más ancho para que se visualice el valor, y luego para cada departamento nos mostrará el total de sueldos, el promedio y el porcentaje que supone respecto al total. Para modificar el diseño del informe hay que ir a la vista Diseño. [SONIDO] Esta vista Diseño es similar a la ventana de Diseño de los formularios. Se podrán hacer modificaciones de la misma manera que lo hacemos en un formulario. Las cabeceras y los pies también son similares al formulario, lo único que encontraremos que añade cabeceras y pies para aquellos campos por los cuales hayamos hecho algún agrupamiento. Dentro de estos informes podemos añadir cálculos de la misma manera que añadimos cálculos en un formulario. Si sabemos modificar un formulario, sabemos modificar un informe. La diferencia básica es el hecho de tener estas agrupaciones. Si hemos hecho un informe en el cual no hemos hecho ninguna agrupación, es prácticamente idéntico a un formulario. Por ejemplo, teníamos que los campos donde aparecía el sueldo eran demasiado estrechos y no los veíamos correctamente, podemos modificar la anchura de estos campos para que podamos visualizar correctamente su contenido. Fijaos cómo nos aparecen varios campos, tanto dentro del detalle que sería la ficha, el listado de profesores, como en el pie de departamento que es donde nos hace los cálculos por departamento, y en el pie de informe donde hace los cálculos totales. Si visualizamos, vemos cómo ahora you tenemos visibles todos los datos. También tiene la costumbre de poner este texto de resumir por ID Departamento, es decir, por el nombre del campo por el cual hacemos las agrupaciones, esto a lo mejor es eliminarlo directamente. En este diseño, podemos seleccionar esta etiqueta, y suprimiéndola, hacemos que desaparezca. Recordad que hemos dicho que queríamos hacer un recuento y no necesitábamos un promedio. En cambio, hemos pedido un promedio. ¿Qué nos permite? Pues que ahora, aquí donde tenemos el promedio, este campo nos calcula el promedio de sueldos, podemos seleccionar Ir a su origen de control, entrar en el generador de expresiones como cualquier cálculo, y aquí en lugar de utilizar la función Promedio, utilizaríamos la función de Recuento. Si buscamos en Funciones incorporadas, buscamos las funciones de Contar, y aquí tenemos Cuenta. Sustituimos Promedio por Cuenta, y you tenemos un cálculo que en principio no nos ofrecía. Eso sí, hay que acordarse de modificar también su etiqueta Recuento. Podríamos crear un campo de cálculo como hacíamos con los formularios, pero aprovechemos que nos lo hace y, sobre todo, nos lo coloca bien. Vamos a visualizar y vemos ahora cómo en lugar de Promedio nos calcula el Recuento. Fijaos que me he olvidado de un pequeño detalle, como era un promedio de sueldos, le he asignado automáticamente un formato de moneda y me ha quedado, aunque haya cambiado el cálculo. Volvemos al diseño, seleccionamos el campo y modificamos su formato, en este caso, no será un formato de moneda, sino un formato de número normal, número general. Si no queremos decimales, se lo quitamos. [SONIDO] you tenemos total de sueldos de cada departamento, recuento de profesores, y porcentaje respecto al total. De esta manera, prácticamente automática, con pequeños retoques, generamos informes para imprimirlos. Para definir o modificar la definición de las agrupaciones que hemos pedido, en este caso por departamento, podemos hacerlo desde la vista de Diseño utilizando el botón Agrupar y ordenar. En este botón, nos mostrará en la parte inferior las agrupaciones y ordenaciones que hayamos pedido. Vemos cómo nos indica que está agrupado por departamento, podríamos cambiar esta agrupación y hacerlo por otro campo, y que está ordenado por profesor, de la misma manera podríamos modificar la ordenación. A la vez, podemos añadir subagrupaciones con Agregar un grupo, o añadir subordenaciones con Agregar un orden. Si queremos eliminar alguna agrupación o alguna ordenación que hayamos puesto, la seleccionamos y la eliminamos con el botón de eliminar que tenemos a su derecha. Normalmente, cuando pedimos el informe, you pedimos las agrupaciones adecuadas y no hay que tocar gran cosa. Pero si es necesario hacer alguna modificación o añadir alguna agrupación u ordenación, siempre disponemos de este botón para hacerlo. [AUDIO_EN_BLANCO]
