Lo smart working, tradotto in italiano come lavoro agile, è un modello organizzativo che richiede una nuova filosofia manageriale, un nuovo approccio lavorativo fondato sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta di: spazi, orari e degli strumenti tecnologici da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione dei risultati. Come nasce? Nasce grazie al miglioramento della tecnologia, alla diffusione della digitalizzazione che ha facilitato la flessibilità, la collaborazione, la condivisione e la semplificazione del lavoro, rendendo più funzionale la produttività, l'innovazione e l'efficacia lavorativa. Ovviamente questo modello lavorativo fa cambiare quella che è la cultura manageriale che si sposta da un orientamento al controllo a un orientamento al risultato che le persone portano nella loro attività, grazie a un'attenzione che è rivolta al come si lavora piuttosto che al dove e quando si lavora. Con l'esperienza Coronavirus si è sperimentato più che lo smart working, l'home working; si è reso necessario un lavoro a distanza forzato, di cinque giorni su cinque che appunto sarebbe preferibile, come dicevo, definire lavoro da remoto, ma che ha avuto degli effetti positivi importanti perché ha dimostrato che il lavoro solo in presenza era superabile e che molte attività possono anche essere svolte a distanza. Chi è lo smart worker, che cosa fa? Gli smart worker sono coloro che hanno volontariamente firmato un accordo individuale per aderire al progetto che l'organizzazione ha proposto e per avere più autonomia nella scelta di quelli che sono gli orari e i luoghi di lavoro e hanno degli strumenti digitali adatti per lavorare in mobilità. Fonte l'Osservatorio del Politecnico di Milano nel febbraio 2020 erano registrati 570 mila smart worker, cioè una popolazione lavorativa che aveva appunto firmato l'accordo ed era stata preparata per lavorare da remoto. Nel marzo 2020 con l'emergenza Covid 19 fonti di Stato e d'informazione pubblica hanno indicato che c'erano circa 8 milioni e 500 mila lavoratori composti da smart worker strutturati, informati e home worker, cioè lavoratori che, come fossero dei bambini che non sanno nuotare, sono stati buttati in mare senza salvagente, ma che molti di loro sono assolutamente riusciti a gestire al meglio tutte quelle che erano le attività da svolgere. Quindi i dati del 2021 saranno interessanti proprio perché probabilmente avremo una rivoluzione inarrestabile dell'avvicinamento dello smartworking a quella che è l'organizzazione e l'evoluzione di un'organizzazione lavorativa. Volendo implementare un processo di smart working quali sono gli ambiti di intervento principali cui fare attenzione? Innanzitutto sono: - Uno: le politiche organizzative. Sostanzialmente quindi è importante andare a definire quelle che sono le parti contrattuali, le linee guida da trasferire alla popolazione dell'organizzazione, ai dipendenti sostanzialmente. - Secondo: la cultura e gli stili di leadership. È importante che il management abbia chiaro che da una cultura del controllo e della presenza si passa a una cultura dei risultati e quindi a un'attenzione all'allineamento di quelle che sono le indicazioni, gli obiettivi attesi e gli indicatori di monitoraggio. Terzo elemento fondamentale sono le tecnologie digitali che devono essere abilitanti per poter lavorare a distanza. Quarto e ultimo, che normalmente viene applicato quando lo smart working ormai è metabolizzato dai dipendenti dell'organizzazione, è il layout degli uffici, quindi una ristrutturazione di quelli che sono gli spazi e una riduzione pertanto di quelle che possono essere le risorse allocate per la logistica e che possono essere ridistribuite in altre attività importanti per l'organizzazione stessa. Il management in sostanza a questo punto, nel momento in cui definisce di voler attivare un processo di smart working deve avere un chiaro perché, proprio per indurre questo cambiamento organizzativo. Che cosa significa? Che deve avere degli obiettivi e dei benefici attesi che siano chiari a cui vuole puntare nel tempo. Allora, ci sono organizzazioni per i quali la leva motivazionale è uno degli obiettivi principali, per altre è principale l'attenzione ai costi, per altre ancora l'orientamento al risultato e per altre ancora l'attenzione all'ambiente, soprattutto questo è importante nelle pubbliche amministrazioni. Ci sono delle fonti che tengono in osservazione gli indicatori di monitoraggio che segnalano come in effetti nel momento in cui si stabilisce un progetto di smart working, dopo un paio d'anni si abbia un incremento medio della produttività di circa il 15%, che è assolutamente importante, significativo. Questo da che cosa deriva? Innanzitutto da un miglioramento delle competenze digitali e poi da un miglioramento della motivazione delle persone. Perché? Perché soprattutto i lavoratori che hanno dei lavori routinari, è come se cambiassero attività, la possibilità di ripensare il proprio lavoro, andando a vedere come renderlo attuale, come renderlo digitale, come semplificarlo, smantella il "si è sempre fatto così" e quindi quelle magari sacche di inefficienza che ci si portava dietro nel tempo e che non sono più all'avanguardia con quelle che sono le moderne tecnologie e le moderne possibilità. Altri indicatori importanti sono una riduzione dell'assenteismo, riduzione degli straordinari, un'ottimizzazione in generale di quelli che sono i costi. Inoltre, le persone cosa hanno notato? Una migliore conciliazione vita-lavoro, perché avendo più tempo grazie al risparmio di tempo di trasferimento casa-lavoro hanno la possibilità di gestire meglio anche le attività personali. Le pubbliche amministrazioni infine che cosa fanno? Monitorano come dicevo prima anche gli impatti ambientali. Con lo smart working è stato validato il miglioramento di quello che è il clima soprattutto nelle grandi città, dovuto a un minore traffico. Inoltre, si è rilevato un utilizzo migliore degli spazi urbani, una rivitalizzazione delle periferie e quindi una attrattiva del territorio e un miglioramento del territorio in senso più generale del termine.
